KONAKLAMA VE SEYAHAT HİZMETLERİ
REZERVASYON SİSTEMLERİ
REZERVASYON
Tanımı
Seyahat acentelerinin temel faaliyetlerinden birisi de rezervasyon işlemleridir.Rezervasyon, turizm işletmelerinde isim belirterek yer ayırma ve kayıt işlemi yaptırmak demektir. Otel odalarında, diğer işletmelerde ise; uçak koltuklarının, restoran masalarının ya da salonların önceden ayrılması işlemine denir. Bu işlem, bir kişi veya gruplar için kişisel olarak ya da seyahat acentesi aracılığı ile yapılabilir.
Rezervasyon; kara, deniz, hava araçlarının tarifeli veya tarifesiz seferlerine ilişkin olarak ve her türlü konaklama yeme içme ve eğlence işletmelerinde tüketici adına yer ayırtmak, kayıt işlemi yapmak şeklinde tanımlanmıştır.
Seyahat acenteleri, dünya genelinde en çok rezervasyonu hava yolu ulaşımı konusunda yapmaktadır.
Kapsamı
Acenteler, rezervasyon işlemlerini hızlı ve düzenli yapmak için çeşitli otomasyon proğramları kullanır. Bizzat görüşerek, faksla, telefonla, e-postayla yoluyla veya bilgisayar ortamında online olarak rezervasyon yapmak mümkündür. Mektup, telgraf ve teleks rezervasyonları artık kullanımdan kalkmıştır. Rezervasyonların mutlaka yazılı olarak belgelendirilmesi gerekir.
Seyahat acentelerinde rezervasyon çeşitleri; otel rezervasyonu, uçak bilet rezervasyonu vb. münferit ve grup rezervasyonlarıdır.
Rezervasyon süreci, kişi veya grupların rezervasyon için seyahat acentelerine başvurması ile başlar. Konukların otel, tarih v b. hizmet özelliklerine uygun olarak düzenlenen rezervasyon talep formu tur operatörü tarafından karşılayıcı acenteye gönderir. Karşılayıcı acente; kontenjan dâhilinde işletmelerle bağlantı kurarak rezervasyonları yaptırır, rezervasyon teyidini alarak tur operatörüne bildirir. Rezervasyon yapılırken konaklama yapılacak oda şekli, pansiyon durumu, odanın nitelikleri, transfer ile ilgili ayrıntılar, uçak saatleri ve müşteri isteklerinin yanı sıra hangi müşterinin hangi uçakla yolculuk edeceğini de gösteren transfer listesi hazırlanır. Bu bilgiler çeşitli yöntemlerle periyodik olarak gönderilir. Bunlardan birisi de Co-mail (company mail) yani şirket postasıdır. Düzenli olarak evraklar bu sistemle gider ve gelir.
Bu yöntemin yanı sıra bilgisayar, faks, e-posta sistemleri ile de listeler karşılayıcı acenteye iletilir. Rezervasyon görevlileri, kendilerine ulaştırılan odalama listelerine göre otellere gerekli rezervasyonları yapar. Rezervasyon yapılırken en önemli konu, rezervasyon onayıdır; müşteri istekleri, pansiyon durumu, diğer ayrıntılar vb. işlemlerin yapılması sağlanır. Müşteri ödediği paranın karşılığını almalıdır.
Rezervasyon listesinin, transfer listeleri ile karşılaştırmasının görevli personel aracığıyla yapılması karışıklıkların önlenmesini sağlar. Transfer listeleri operasyon bölümüne iletilir. Bu bölüm hangi yolcuların, hangi ulaşım aracı ile hangi saatte transfer edileceğini düzenler. Operasyon bölümünün görevlendirdiği hostesler müşterileri hava alanından otele götürür.
Yapılan rezervasyonlar hakkında ilgili olan birimlerin bilgilendirilmeleri gerekir. Gerek acentelerin gerekse müşteriler rezervasyonlarını doğru otel ve doğru ulaşım araçlarına yapabilmesi için bazı kuruluşlar (uluslar arası otel rehberleri gibi) katalog ve otel rehberleri yayımlamıştır.
|
