işletmelerde Dosyalama Sistemleri

şekillerin yer aldığı yazı için Word ikonuna tıklayınız.

Dosyalamada alfabetik dosyalama, numaralı dosyalama, kronolojik dosyalama ve karma dosyalama sistemleri kullanılır.

Alfabetik Dosyalama Sistemi

Alfabetik dosyalama sistemi, adından da anlaşılacağı üzere, gerek dosyalar içindeki kayıt ve belgelerin, gerekse dosyaların, A’dan Z’ye gruplandırılarak sıraya konulmasını gerektirir. İki harf arasına rehberler konularak dosyalara erişim kolaylaştırılır. Kavalye ya da seperatör de denilen bu rehberler, üzerinde harflerin yazılı olduğu karton ya da plastikten yapılmış, genellikle renkli, dosyaya tutturulabilecek şekilde tasarlanmış araçlardır.

Bir grupta yer alan dosya sayısının 9-10’dan fazla olması halinde o grup, alt gruplara ayrılır. A grubunu örnek alırsak, Şekil 11.1’de görüldüğü gibi, bu grupta belirlenecek alt gruplar; Aa, Ab, Ac, Ad, Af,… şeklinde olacaktır.

 Alfabetik sistem pratik olması nedeniyle yaygın olarak kullanılır. Yapılan bir araştırmaya göre, dosyalamaların yüzde 90’ının bu sisteme göre yapıldığı belirlenmiştir. Geniş kullanım alanı olan alfabetik sistemde dosyalar; kişi ve kurum adlarına, coğrafik bölgelere, iş konularına, mal ya da hizmet türüne göre sıralanabilir.

- Konu adlarına göre alfabetik dosyalama sistemi: Konu adlarına göre dosyalama sistemine “Tek konu-tek dosya tasnif sistemi” de denmektedir. Bunun nedeni, her dosyanın bir konuyu kapsaması ve o dosyaya sadece önceden belirlenen bu konuyla ilgili belgelerin konabilmesidir. Bu sistemde belgeler ve dosyalar konu adlarına göre gruplandırılır. Her grup daha sonra alt gruplara bölünür. Ana gruplara çoğunlukla konunun adını çağrıştıran kotlar verilir. Örneğin, bir işletmenin temel işlevsel bölümlerinin her birinin bir ana grup olduğunu düşünelim. Bunlar; üretimÜR, pazarlama-PZ, personel-PER, muhasebe-MUH, eğitim-EĞ şeklinde kotlanabilir.

Konu adlarına göre dosyalama sisteminde iki ayrı yöntem kullanılabilir. Bunlardan biri sözlük yöntemidir. Bu yöntemde belirlenen konular sözlükteki gibi alfabetik sıra içinde dosyalanır. Ansiklopedi yönteminde, birbiriyle ilgili konular biraraya getirilir, sonra her grup alfabetik sıraya konur ya da ana konu grupları belirlenerek kotlanır ve bu ana grup altındaki her alt gruba numara verilir. Ana grupların eğitim, muhasebe, pazarlama, personel, üretim … şeklinde alfabetik esasa göre sıralandığını varsayalım. Bu durumda personel bölümünün dosyaları Şekil 11.2’deki örnekte görüldüğü gibi sıralanır.

 Böyle bir sistemi uygulamak için öncelikle sistemin, işletmenin faaliyetlerine ve işlerin bölümlendirilmesine uygun olması gerekir. Ayrıca sistem tasarlanırken işletmenin yaptığı tüm işleri kapsayacak bir dosya planı hazırlanmalıdır. (Bkz. Ek 11.1) Ana grupların kotlarının ve her alt grubun numarasının, kayıt ve belgenin üzerine yazılması gerekir.

- Coğrafik bölgelere göre alfabetik dosyalama sistemi: Dosyalama sisteminin örgütün gereksinimlerine uygun olarak tasarlanması gerektiğini söylemiştik. Eğer bir örgütün faaliyetleri şehrin değişik semtlerine, ilçelerine, ülkenin çeşitli kentlerine ya da farklı ülkelere yayılmış ise, dosyalama sisteminin coğrafik bölge esasına göre tasarlanması daha doğru olacaktır. Bu sistem elektrik ve su idareleri, tapu sicil muhafızlıkları, nüfus müdürlükleri ve belediyeler gibi kamu kurum ve kuruluşlarıyla; yayım, ulaştırma, turizm, büyük toptancı ve perakendeci işletmeler gibi yaygın faaliyet gösteren örgütler için çok uygundur.

Coğrafik bölgelere göre dosyalama sisteminde örgütler, dağıtımı planlamak, hizmetleri düzenlemek, satışları ve geri iadeleri izlemek, çeşitli faaliyetleri koordine etmek vb. işlevleri yerine getirilebilmek için, dosyalarını ana bölgeler ve alt bölgeler olarak gruplandırırlar. Şekil 11.3’de coğrafik dosyalamanın nasıl yapıldığı örneklenmiştir.

 Alfabetik dosyalama burada anlatıldığı gibi konu adlarına ve coğrafik bölgelere göre gruplanabileceği gibi, kişi ve kurum adlarına göre de gruplandırılabilir. Hatta coğrafik bölgelere göre gruplamada, her coğrafik bölge kendi içinde kişi ya da kurum adına göre de sıralanabilir. Örneğin, büyük bir toptan satış işletmesi, kredili satışlarını izlemek amacıyla bölgelerin alt gruplarını müşterilerin isimlerine ya da mağazaların isim ve unvanlarına göre yapabilir.

Alfabetik dosyalama sisteminin tasarlanması ve kurulması kolaydır, kullanılması basittir. Dosyalara doğrudan ulaşım mümkün olduğu için zaman kazandırır. Hata yapma oranı azdır. Genişleme ve daralma durumlarında esnek bir sistemdir. Konulara, kişilere ve bölgelere ait bilgilerin bir arada olmasını sağlar.

Üstünlüklerinin yanı sıra alfabetik dosyalama sisteminin bazı sakıncaları da bulunmaktadır. Örneğin, konu adlarına, coğrafik bölgelere, kişi ve kurum adlarına göre dosyalamada verilen kotların, konuların ve isimlerin aynı ya da birbirine benzer olması, yanlış dosyalamaya neden olabilir. Ana gruplar ve alt gruplardaki belge ve dosya sayısının dengeli olmaması nedeniyle bazı harflerde ya da bölgelerde aşırı yığılma olabilir. Coğrafik esasa göre yapılan alfabetik dosyalamada sık sık çapraz başvurma gerekebilir. Coğrafik esasa ve konu esasına göre dosyalamada genellikle ayrıca, alfabetik bir fihriste (indekse) gereksinim duyulur. Konu esasına göre alfabetik dosyalama, eğer konu sayısı çok ise, karmaşık bir yapıda olabilir. Ayrıca pahalı bir sistemdir. Bunun nedeni, kayıt ve belgelerin birbirinden farklı olması durumunda, çok sayıda gruplama yapılmasını gerektirmesidir.

Numaralı Dosyalama Sistemi

Dosyalama sisteminde, alfabetik sistemde olduğu gibi harfler değil rakamlar kullanılır. Dosyalar arasına yine alfabetik sistemde olduğu gibi rehberler konur. Numaralı dosyalama sistemi, sıra numaralı (ardışık) sistem ve ondalık (desimal) sistem olarak iki şekilde kullanılır. Bunların yanı sıra ortadaki asal sayıya ve sondaki asal sayıya göre numaralı dosyalama sistemleri de tasarlanabilir.

- Sıra numaralı dosyalama sistemi: Bu sistemde dosyalara birden başlayarak, sınırsız sayıda birbirini izleyen numaralar verilir. (Bkz. Şekil 11.4) Örneğin, birbirini izleyen numaralar verilmiş olan fatura, çek, makbuz, sigorta poliçesi gibi belgeler bu numaralara göre işlem görürler ve dosyalanırlar. Bu sistem, genellikle noter, sigorta şirketi, vergi dairesi gibi kuruluşlarla küçük işletmeler için uygun bir sistemdir.

Sıra numaralı bir sistemde dosyaya ulaşım için ayrıca bir fihrist hazırlanmalıdır. Yoksa hangi konuya hangi numaranın verildiği bilinemez. Hazırlanan bu fihrist alfabetik sıraya göre yapılır. Yine örgütün gereksinimlerini karşılayacak fihrist, coğrafik bölgeye, kişi ya da kurum adına ya da konulara göre alfabetik olarak hazırlanabilir.

 - Ondalık numara sistemine göre dosyalama sistemi: Ondalık numara sistemine göre, örgütün yaptığı işler genellikle on ana gruba ayrılır. Her ana grup, onluk birinci alt gruba; birinci alt grup onluk ikinci alt gruba; ikinci alt grup, onluk üçüncü alt gruba gibi ayrılabilir. Her grupta yer alacak dosya sayısı 10’u geçmemek şartıyla istendiği kadar ayırım yapılabilir. Bu sistemde her başlayan grubun ilk sırasında yer alan dosyaya “0” sayısı verilir. Bu dosya, gruptaki diğer dosyalara konulamayan kayıt ve belgeler için kullanılan genel dosyadır. Örneğin:

Ana Grup        0 Genel
1. Alt Grup      Hukuk İşleri          10 Genel/ 11 Süren Davalar/ 12 Üst Mahkemedeki Davalar
2. Alt Grup      Personel İşleri     20 Genel/ 21 Atamalar/ 22 Nakiller/ 23 Emeklilik ve İstifalar
3. Alt Grup      Pazarlama              30 Genel/ 31 A Ürünü/ 32 B ürünü/ 33 C Ürünü

33 C Ürünü’nün 1. alt grubu; 330 Genel/ 331 Marmara Bölgesi/ 332 Ege Bölgesi/ 333 Akdeniz Bölgesi/ 334 G. Doğu Anadolu Bölgesi/ 335 D.Anadolu Bölgesi/ 336 Karadeniz Bölgesi/ 337 Üç Anadolu Bölgesi olabilir. İkinci alt grup 337 Üç Anadolu Bölgesi 3. alt grubu ise, 3370 Genel/ 3371 Ankara/ 3372 Konya/ 3373 Eskişehir şeklinde olabilir.

Dosyalanacak belge sayısı arttıkça, sıra numaralı ya da ondalık sistemin kullanılması zorlaşır. Çok sayıda kayıt ve belge bir o kadar dosya ve klasörün yanı sıra dolap, raf ya da çekmece gerektirir. Klasör ve dolapların sayıca artması nedeniyle ayrı ayrı yerlere konmak zorunda kalınacağından, belgelere erişim güçleşir. Bu durumda dosyaların hangi dolapta, rafta ve klasörde olduğunu gösteren daha kullanışlı bir sisteme gerek duyulur. Bu sistemler, ortadaki asal sayıya ve sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemleridir.

- Ortadaki asal sayıya göre dosyalama: Ortadaki asal sayıya göre dosyalamada amaç, belgeye erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler ve raflar arasında eşit dağılımının sağlanmasıdır. Bu sistem, klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bir sayı verilmesi esasına dayanır. Ortada yer alan iki basamaklı asal sayı klasörün bulunduğu rafı, dolabı ya da çekmeceyi gösterir. Soldaki iki basamaklı sayı, dosyanın içinde bulunduğu klasörü; sağdaki çift basamaklı sayı ise, dosya numarasını gösterir. Örneğin; 50 24 09 numaralı bir belge, 24 nolu rafta, 50 nolu klasörde, 09 nolu dosyaya konulacaktır. Fakat bu sistem altı basamaklı numara kullanılmasını gerektirir. Basamak sayısı altının üzerine çıktığında sondaki asal sayıya göre dosyalama yapmak daha doğru olur.

- Sondaki asal sayıya göre dosyalama: Bu sistemde de ortadaki asal sayıya göre dosyalamanın temel ilkeleri uygulanır, fakat asal sayı son iki numaradır. Örneğin; 445 870 45 numaralı bir belge, 45 nolu rafta, 870 nolu klasörün içindeki 445 nolu dosyaya konacaktır. Bu sistemde çok sayıda belgenin dosyalanması mümkündür ve bu belgelere erişilmesi kısa zamanda ve kolay olur. Ayrıca genişlemeye elverişli, esnek bir sistemdir.

Sıra numaralı ve sondaki asal sayıya göre dosyalamada sınırsız ölçüde genişleme olanağı vardır. Ondalık sistemde alt gruplara geçiş sınırsızdır. Fakat her grupta bulunması gereken dosya sayısının 10’u geçmemesi, sistemi kısıtlar. Numaralı sistemde, fihrist kullanılması koşuluyla belgelere erişim ve dosyalama hızlı bir şekilde gerçekleşir. Ayrıca dosyalar numaralandığı için, elinde fihrist bulunmayan bir kişinin dosyalara erişmesi mümkün olmadığından gizliliği sağlar. Birkaç değişik esasa göre fihrist hazırlayarak, diğer sistemlerin sağlayacağı üstünlüklerden yararlanılabilir.

Kullanılması kolay olmasına rağmen bu sistem, kullanıcıların dikkatli olmalarını gerektirir. Belgelere numara verilirken, numaralar bulunurken yanlışlık yapılmaması gerekir. Hatta ardışık numaralı sistemde yanlış dosyalanan bir belgenin sonradan yerinin bulunması çok güçtür.

 Dosyalama sistemlerinden hangisi direkt, hangisi endirekt sistem olarak adlandırılır?

Diğer Dosyalama Sistemleri

Alfabetik ve numaralı sistemlerin yanı sıra kronolojik dosyalama ve karma dosyalama sistemlerinden söz edilebilir.

- Kronolojik dosyalama: Kronolojik dosyalamada kayıt ve belgeler gün, ay, yıl, yüzyıl gibi tarih sırasına dizilerek dosyalanır. Özellikle tarihlerin önemli olduğu bankaların kredi servisleri, mahkemeler, askerlik şubeleri gibi kurum ve kuruluşlarda kullanılan bu sistem, yapılan işlemlerin özellikle de borç-alacak ilişkilerinin tarih sırasına göre izlenmesini kolaylaştırır. Kronolojik sistem amacına hizmet ettiğinde çok kullanışlı olmasına rağmen, uygulama alanı oldukça dardır. Genellikle karma sistemler içinde kullanılır.

- Karma dosyalama: Karma dosyalama sistemi, diğer sistemler tek başlarına etkili ve yeterli olmadıkları zaman tercih edilmektedir. Bu sistemde ana grupların ve alt grupların tasarlanmasında birbiriyle uygun ve sistemin gereksinimlerini karşılayan dosyalama sistemlerinden iki ya da üç tanesi bir arada kullanılır. Örneğin, ana grup tarih sırasına göre düzenlenirken alt gruplar alfabetik esasa ya da coğrafik bölgelere göre düzenlenebilir. Ana grup coğrafik bölge esasına göre; alt gruplar da numara ya da tarih sırasına göre gruplandırılabilir. Ana grup konuya göre, alt gruplar da numara sırasına, tarih sırasına ya da coğrafik bölgelere göre gruplandırılabilir. Son olarak; ana grup alfabetik sırayla, alt grup da ondalık numaraya göre düzenlenebilir.

Kaynak: perakendeokulum.com