Yönetim Bilişim Sistemi ( Management Information Systems ) Tanımı ve Önemi

Yönetim Bilişim Sistemi (Management Information Systems); bir yöntem, bir işlev, bir yaklaşım, bir işlem, bir örgüt, bir sistem ve bir alt sistem olarak nitelendirilir. İşletmelerin bilgi ile ilgili işlemlerini düzenleyen bu sistemle ilgili çeşitli yazarlar tarafından değişik tanımlar yapılmıştır.
Yönetim bilişim sistemini; bilgi sağlama ve işleme sistemi olarak gören tanımlardan bazıları şöyledir:
Yönetim bilişim sistemi; “bilginin toplanmasını, işlenmesini ve aktarılmasını uyumlaştıran bilgisayara dayalı bir ağdır”. Yönetim bilişim sistemi; “işletme ve çevresi hakkında, geçmiş, bugün ve geleceğe yönelik bilgiyi sağlayan bir işletme sistemidir” Yönetim bilişim sistemi; “örgütte bir kaynak olarak bilginin kullanımı, işlenmesi ve yönetimi için gereken eylemler ve sistemler takımının tümüdür”. Yönetim bilişim sistemi; “örgütün yaşama ve gelişmesinin sağlanması ile örgütsel eylemlerin yerine getirilebilmesi için, yönetimin gereksinim duyduğu doğru, zamanlı ve anlamlı bilgiyi sağlayan ve geliştiren sistemdir”. Yönetim bilişim sistemi; “stratejik ve taktik planlamanın yapıldığı, yönetim düzeylerinin gereksinim duyduğu, düzenli veya düzenli olmayan aralıklarla bilgi gereksiniminin karşılanmasıdır”. Yönetim bilişim sistemi; “bir örgütün yönetimle ilgili veri kaynaklarını, bir sistem bütünlüğü içinde toplayıp, örgütün günlük işlerine bilgi desteği sağlayan, özellikle çeşitli düzeylerde yöneticilerin taktik ve stratejik kararlarını başarılı kılacak nitelikte bilgi göndermeyi amaçlayan bilgi sistemidir”.
Yönetim bilişim sistemini; karar almayı kolaylaştıran sistemler olarak gören tanımlardan bazıları şöyledir:
Yönetim bilişim sistemi; “yönetimin karar alma sürecini destekleyen, bütünleşik bilgi sistemidir”. Yönetim bilişim sistemi; “yönetimin karar almasında gerekli bilgiyi sağlamak için, değişik kaynaklardan veriyi bütünleştirebilen bilgisayar destekli bilgi sistemidir. Yönetim bilişim sistemi; “kararların alınmasında dizgeli biçimde gerekli bilgilerin zamanında, anlamlı ve kolayca hazırlanmasıdır”. Yönetim bilişim sistemi; “örgütün planlama, denetleme ve eyleme ilişkin işlevlerini etkin bir biçimde başarabilmek ve karar alma sürecini kolaylaştırmak için, gerekli, zamanlı bilgiyi yönetim için uygun duruma getiren biçimsel bir yöntemdir”.
Yönetim bilişim sistemini; hem bilgi sağlama ve işleme sistemi hem de karar almayı kolaylaştıran sistemler olarak gören tanımları bazıları da şöyledir:
Yönetim bilişim sistemi; “yönetime, karar alabilmesi için bilgi toplayıp aktaran bilgisayar destekli bir sistemdir”. Yönetim bilişim sistemi; “işletmelerle ve dış çevre ile ilgili verileri toplayıp bilgiye dönüştüren, yönetime kullanılabilir biçimde sunan bir sistemdir”. Yönetim bilişim sistemi, “yöneticilerin kararlan alabilmeleri, yönetsel işlevleri ve eylemleri etkin biçimde yerine getirebilmeleri için zamanında ve doğru bilgileri yönetime sağlayan biçimsel bir yöntemdir”. Yönetim bilişim sistemi; “yönetim, işlemler ve karar alma işlevlerini desteklemek için, bilgi sağlayan bütünleşik, insan-makine sistemidir”.
Bu açıklamalardan sonra, yönetim bilişim sistemini, şöyle tanımlanabilir:
Yönetim bilişim sistemi; bir örgütteki tüm gerekli bilgi akışını sağlayan, iç ve dış çevreden verileri bütünleştirip, bilgi ve işleme desteği veren, gerektiği zaman yönetime karar almasını kolaylaştıracak bilgileri zamanında ve anlamlı bir biçimde sunan, bilgisayar destekli bir sistemdir.
Bu açıklamalardan sonra, yönetim bilişim sistemi tanımlarından şu sonuçlar ortaya çıkabilir: Yönetim bilişim sistemi;

•    Veri toplama, kaydetme ve işleme işlevlerini yerine getirir.
•     Yöneticilere karar almak için ham veri değil, seçilmiş, işlenmiş ve düzenlenmiş veri başka deyişle bilgi sağlar.
•     Değişik kaynaklardan verileri, bütünleşik veri tabanında toplar.
•     Bilgiyi toplayıp aktaran bilgisayar destekli bir sistemdir.
•     Yöneticilerinin zamanında ve kolayca alabilecekleri yapısal bilgi sağlar.
•     Örgütün değişen bilgi gereksinimlerini karşılar.
•     Yönetim bilişim sistemi, yalnızca yetkili iş görenlerin bilgi alımıyla sınırlandırılmış, güvenlik sistemiyle sarılıdır.
•     Hem örgüt içinden hem de dışından geçmiş, bugün ve geleceğe yönelik bilgi sağlar.
•     Bilgisayar, donanım (hardware) ve yazılım (software), gen yöntemler, incelemeler, planlama, karar alma, denetleme, veri tabanı vb. öğeleri kullanır.

Yönetim bilişim sistemi, yalnızca karar almak için bilgi sağlamaz, aynı zamanda örgütün değişik parçalarının birbirine bağlanmasına yardım eden, örgütte bilgi akışını gerçekleştiren sistemler dizisidir. Muhasebeden, ücretlerden, yükleme ve teslimden, satışlardan, karar almak için tüm düzeylerden genel müdüre akan özet raporlar, stok sistemleri, bütçeler ve finansal raporlar gibi temel olan tüm denetlemeler, örgütte yönetim bilişim sisteminin öğeleridir.
Yöneticinin dünyası, şimdiki ile gelecek zaman arasında bir değişim ve belirsizlik içindedir. Karar sürecindeki bu belirsizliği azaltmak için, örgütün iç ve dış çevredeki etkinliklerine ilişkin (uygun, anlamlı, doğru, zamanlı, uygun biçimde, incelenebilir, belirli bir içeriği olan ve eksiksiz) bilgilere gereksinimi vardır. Elde edilen bilgiler, işletmenin yönetim düzeylerini birbiri ile ilişkilendiren bir bilgi ağında, düzeylerin uyumlaştırılması ile bütünleşik bir yapıda biçimlenmelidir. Yönetim bilişim sistemi, örgütün önemli kayıtlarına anında ulaşmakla, yönetime işletmenin temel eylemleri üzerine hazırlanan raporları ve özetleri sağlar ve örgütün yönetim düzeylerine hizmet eder.
Yönetime yardımcı olan yönetim bilişim sistemlerinin gün geçtikçe önem kazanmasının çeşitli nedenleri vardır.

Yönetim bilişim sisteminin önem kazanmasının nedenlerini şu biçimde aralamak olasıdır:
1-Yöneticilerin; yönettikleri insan, makine, donatı, hammadde, para gibi konularla yeterince ilgilenme olanaklarının çeşitli nedenlerle gün geçtikçe azalması ve bu konuda yöneticiyi yeterince destekleyecek bir bilgi kaynağına gereksinim duyulması,
2-Yöneticilerin karşı karşıya kaldıkları karar alma durumlarının gittikçe karmaşık bir duruma gelmesi ve dikkate alınacak etmen sayısının artması,
3-Etmenlerdeki değişiklik oranının gün geçtikçe artması,
4-İşletmelerin; büyük pazarlar, ekonomik koşullar, toplumsal sorumluluklar vb. büyük örgütlerin içinde bulunmaları ve sürekliliklerini, bu koşullarda sürdürme arzuları,
5-Örgütler geliştikçe, yöneticiler doğru ve zamanlı bilgi gereksinmelerini karşılamak amacıyla, daha iyi iletişim kurma zorunluluğunun doğması.
İşletmeler büyüyüp geliştikçe, eylemlerinin denetlenmesi, bir insanın yeteneklerini aşmıştır. Bu durumda, yönetici; aynı zamanda birden çok yerde bulunmak, planlamak, örgütlemek, yürütmek, uyumlaştırmak, denetlemek, yetiştirmek, özetle işletmenin tüm eylemlerini yönetmek zorunda kalacaktır. Bu nedenle, değişen dünya koşullara ayak uydurabilmek için, yönetim tekniklerinde bilimsel yöntemlerin kullanılması gerekir.
Örgütlerin büyümesi ile birlikte, iletişim ve örgüt sorunları önemli boyutlara ulaşmıştır. Bu arada kimin yetki ve sorumluluğu nerede başlayacak? Nerede bitecek? Kim kimden buyruk alacak? Kime danışacak? ya da bildirim (rapor) verecek? gibi örgütsel sorunlar gelişmeye başlayacak ve bir yönetim bilişim sistemine duyulan gereksinim biçimlenmeye başlayacaktır.
Yöneticilerin doğru, etkin kararlar alabilmesi için, iç ve dış kaynaklardan çeşitli bilgilerin zamanında alınması ve değerlendirilmesi gerekir. Başka deyişle, etkin bir yönetim; eksiksiz, doğru ve zamanında sağlanan bilgilerle işlerlik kazanabilmektedir. Bir işletmede yönetimin bilgi gereksiniminin sürekli bir biçimde karşılanması; bir anlamda yönetim bilişim sisteminin kurulması ile olasıdır.
En küçüğünden en büyüğüne kadar tüm işletmelerde, bilgi toplama, kayıt saklama, yeniden bulma ve dağıtıma ilişkin bir sistemin gereği açıktır. Özellikle örgütler büyüdükçe, bilgi toplama, kaydetme, yeniden bulma ve etkin iletişime ilişkin sorunları artmaktadır. Ayrıca, işletmenin eylemlerine, pazar durumuna, rakiplere, tüketicilere ve tüm iç ve dış çevreye ilişkin bu bilgiler, işletme içinde bilgi akışını sağlayan bir iletişim ağı aracılığıyla bir yerden ötekine aktarılır. Bu karmaşık bilgi akışında, gerekli bilgilerin, hangi yöntemlerle seçileceği, kaydedileceği ve etkin kararlar alınması için yöneticinin nasıl besleneceği, etkin bir yönetim bilişim sisteminin varlığını gerektirir. Etkin bir yönetim bilişim sistemi, veriler ya da bilgileri, olabildiğince kaynağından alır ve daha sonra bunların düzenleneceği, hesaplanacağı, özetleneceği ve karar organları için, yararlı bir biçime sokulacağı bilgi işleme merkezlerine gönderir.