DIŞ TİCARET İŞLEMLERİNDE KULLANILAN BELGELER

Dış ticaret, farklı ülkelerin firmalarının ya da kuruluşlarının gerçekleştirdiği ekonomik faaliyetler bütünüdür. Birbirinden uzakta, birbirini hiç tanımayan ekonomik sistemleri, paraları ve ticari alışkanlıkları bulunan, iş kültürleri birbirinden farklı olan firmaların ya da kuruluşların gerçekleştirdiği bu çok sayıda farklı işleve ve özelliğe sahip belgeli faaliyetler bütünüdür. Günümüzde, hızlı üretim imkanlarının ortaya çıkması, iletişim, ulaşım ve teknolojide hızlı gelişmelerin olması doğaldır ki dış ticaret faaliyetlerine küresel bir boyut kazandırmıştır. Dış ticaret işlemlerinde kullanılan belgeler, dış ticaretin gerçekleştirildiği ülkelere ve bu ülkelerin dış ticaret mevzuatına, ticarete konu ürünün özelliklerine, nakliye ve teslim şekline göre değişir.

Temeli itibariyle ihracat ve ithalat işlemlerinden oluşan dış ticaret, ülkelerin dünyada söz sahibi olma, zenginleşme, kalkınma ve ekonomik birimlerinin yararlarının maksimize edilmesi açısından önem taşır. Diğer bir ifadeyle, ülkeler dünyada hem iktisadi hem de siyasi açıdan söz sahibi olmak amacıyla dünya dış ticaret hacminden daha fazla pay alıp iktisadi menfaatlerini gerçekleştirmek için büyük bir rekabet ortamı oluştururlar. Eksiksiz hukuki altyapı ile yeni teknoloji üretimleri ile desteklenen istikrarlı makroekonomik yapıların varlığı dünya dış ticaret hacminde o ülkenin büyük bir avantaja sahip olması anlamına gelir.

Dış ticareti bir sinema filmine benzetirsek oyunun sahnesi tüm dünyadır; filmin yönetmenleri Dış Ticaret Müsteşarlığı, Gümrük Müsteşarlığı, Hazine Müsteşarlığı ve Uluslar arası Ticaret Odalarıdır; filmin başrol oyuncuları ise ihracatçı, ithalatçı ve bunlara aracılık eden bankalardır.

Dış ticarette tarafların sayısı yurt içi ticarete oranla çok daha fazladır, ayrıca kendine has işlem tekniklerinden dolayı yurt içi ticaretten daha karmaşık bir yapıya da sahiptir, dolayısıyla ayrı bir uzmanlık dalı haline gelmiştir. Kullanılan belgelerin sayısı da nicelik itibariyle yurt içi ticarete oranla belirgin biçimde fazlalık arz eder. Uygulamada vesaik adı verilen dış ticaret belgelerinin bazıları tarafların isteğine bağlı olarak kullanılmakta iken bazıları dış ticaret işlemlerinin yürütülmesinde hayati bir önem arz eder ki bunlar kıymetli evrak hükmünde kabul edilir.

Dış ticaret işlemlerinde kullanılan uluslar arası belgelerdeki eksiklikler ve hatalar özellikle ihracatta, ihracatçının ekstra ödemeler yapmasına ya da gecikmelere yol açar. Tüm bu belgelerin dikkatle ve özenle büyük bir ihtimam gösterilerek hazırlaması olası kayıpların, zararların ya da gecikmelerin önüne geçilmesini sağlayacaktır.

Başlangıç olarak bir dış ticaret işleminde malını satmak isteyen ihracatçı girmek istediği, hedef pazarı belirledikten sonra malının fiyatını belirler, fiyatı belirleyen ihracatçı bunu prensipte anlaştığı ithalatçıya benimsetebilirse, iş artık bir yazılı alım satım sözleşmesi düzenlemeye ve tarafların bunu imzalamasına kalır, imzalanan alım satım sözleşmesi ile taraflar anlaşmış olur, bu sözleşme uyarınca kesin siparişi alan ihracatçı, ihraç malını üretip ambalajladıktan sonra bir uluslar arası taşıma (nakliye) şirketinin acentesiyle anlaşır, ihracatçının burada taşıma türlerini bilmesi, malını en ucuz, en güvenli ve en hızlı biçimde gönderebilmesi açısından büyük önem arz eder. İhracatçı, taşımacı firmayı ve taşımacılık türünü belirledikten sonra gümrük çıkış işlemlerini halledip malını taşıma aracına yükletir ve ithalatçıya teslim şekillerinden birini kullanarak teslim eder.

Dış ticaret süreci, çok çeşitli yazılı belgeler aracılığıyla gerçekleştirilir. Her dış ticaret işleminde mutlaka kullanılması beklenen ve "demirbaş" olarak nitelendirilebilecek belgeler vardır. Bunlar arasında fatura, çeki/koli/spesifikasyon listesi, gümrük beyannamesi, menşe şahadetnamesi ve taşıma belgeleri gibi belgeler yer almaktadır.

Dış ticaret işlemlerinde kullanılan belgelerin belirli bir sistematik içerisinde, anlaşılır bir şekilde açıklanabilmesi için bu belgeler 5 ayrı grupta incelenir. Bunlar;

1. Ticari Belgeler (Commercial Documents) : Faturalar, çeki listesi, koli listesi, imalatçı analiz belgesi, kontrol-gözetim belgesi, gemi ölçü raporu.

2. Resmi Belgeler (Official Documents): Dolaşım belgeleri, menşe şahadetnamesi, kontrol belgeleri, konsolosluk faturası, uygunluk belgesi, sağlık sertifikası, veteriner sertifikası, helal belgesi, koşer belgesi, radyasyon belgesi, boykot/kara liste sertifikası, A.T.A karneleri.

3. Taşıma Belgeleri (Transport Documents): Deniz konşimentosu, Özellikli konşimentolar, diğer konşimentolar.

4. Sigorta Belgeleri (Insurance Documents): Flotan sigorta poliçesi, sigorta mektubu, sigorta poliçesi, sigorta sertifikası.

5.Finansman Belgeleri (Financial Documents): Poliçe, bono, rehin senedi, antrepo makbuzu, teslim emri, kontrol ve numune alma yetki belgesi.

Ticari Belgeler:

 Proforma fatura: Proforma fatura satıcı tarafından malların sevkinden önce düzenlenen teklif niteliğindeki faturadır. Bu faturayı ticari faturadan ayırmak için üzerinde mutlaka “proforma” ibaresi yazılı olmalıdır. Proforma faturada alıcı tarafından talep edilen malın cinsi ve miktarı, birim fiyatı, fiyata dâhil diğer unsurlar (taşıma, yükleme ve boşaltma, sigorta vb.) ve teslim şekli, toplam meblağ ve ödeme şekli bulunur. Proforma fatura, alıcının siparişine karşılık satıcının fiyat teklifini gösteren ticari bir belgedir. Proforma faturalarda sunulan satıcının teklifi belirli bir süre için geçerli olup, geçerlilik süresi de proforma faturada belirtilmelidir. Akreditifli ödemede akretiditif proforma fatura üzerindeki meblağ esas alınarak açıldığından, proforma faturadaki fiyat, miktar ve toplam meblağ ihracatçıyı bağlayıcı niteliktedir. Bu nedenle proforma fatura ihracatçı tarafından dikkatle hazırlanmalıdır.

 Ticari fatura: Ticari fatura satış işlemi gerçekleştikten sonra düzenlenen ve satışın yapıldığını gösteren ticari bir belgedir. İthalat ve ihracatta, gümrük işlemlerinin yapılması ve vergilerin hesaplanması için ticari fatura gerekmektedir. Ticari faturada aşağıdaki bilgiler bulunur:

o Faturanın düzenleme yeri, tarihi ve sayısı,
o Kesin satışlarda satıcı firmanın, diğer hallerde ise satıcı veya eşyayı gönderen firmanın adı ve adresi,
o Eşyayı satın alanın veya kesin satış dışındaki hallerde gönderilenin adı ve adresi,
o Ödeme şartları (peşin veya vadeli gibi),
o Satış bedeli ve teslim şartı (CIF, FOB veya diğer bir bedel gibi),
o Eşyanın gümrük tarife istatistik pozisyonu ve satış birimine (kilo, metre, adet, düzine gibi) göre miktarı,
o Eşyanın birim fiyatı (bir metre, bir kilo ve bir adedinin fiyatı gibi),
o Eşyanın bulunduğu kapların cins ve nev’i, marka ve numarası ve adedi,
o Eşyanın teslim ve bedelinin ödeme yeri,
o Eşyanın gönderilme şekli,
o İhracata ilişkin faturalar için ayrıca, seri ve sıra numarası, bağlı olunan vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.

 Koli listesi: Gönderilen malların ambalajlanmış olması, kolinin veya konteynırın içinde bulunması durumunda, her ambalajın, kolinin ve konteynırın içindeki malların dökümünü (cins ve miktar) belirten belgedir. Koli listesindeki malların dökümü ile faturadaki malların dökümü birbiri ile uyumlu olmalıdır.

 Çeki listesi: Çeki listesi, bir fatura kapsamı içindeki eşyanın çeşitli cins ve nev’ide ve çeşitli ağırlıktaki kaplara konulması halinde, her kapta ne miktar eşya bulunduğunu göstermek amacıyla düzenlenen bir belgedir. Çeki listesi satıcı veya gönderici tarafından fatura ile birlikte hazırlanabileceği gibi, beyan sahibi tarafından da hazırlanabilir. Gümrüklerde malların beyanı sırasında ve ziyan/hasar ödemelerinde sigorta şirketleri tarafından istenmektedir.

 Gözetim raporu: Sevk edilen malların kalite ve miktarının bu konuda yetkilendirilmiş bir gözetim firması tarafından incelendiğini ve diğer belgelere uygun olduğunu beyan eden, ilgili gözetim firmasınca hazırlanıp onaylanan ticari bir belgedir. İthalatçı bu belgeyi inceleyerek sevk edilen malların sipariş ettiği miktar ve kalitede olup olmadığını anlar. İhracatçı da akreditifli ödemelerde bu belgeyi bankaya ibraz ederek sevk ettiği malların sipariş edilen miktar ve kalitede olduğunu belgeler.

 Analiz raporu: Bu belge daha çok kimyevi maddelerin ve madenlerin ithalinde/ihracında kullanılır. İthal/ihraç edilen maden ve kimyevi maddelerin, sevk öncesinde yaptırılan bilimsel analizlerinin sonuçlarının bulunduğu belgedir.

Sevk (taşıma) Belgeleri :

 Deniz konşimentosu: Deniz taşımacılığında kullanılan bir sevk belgesidir. Taşımacılık şirketi veya acentesi tarafından hazırlanıp, malları taşıtana verilir. Konşimento türüne göre, malların gemiye yüklenmek üzere teslim alındığını (tesellüm konşimentosu) veya malların gemiye yüklendiğini (yükleme konşimentosu) gösteren bir makbuzdur. Konşimento ayrıca malların mülkiyetinin kime ait olduğunu da gösterir. Deniz konşimentosu ticaret hukuku açısından kıymetli evraktır. Konşimento aynen çeklerde olduğu gibi başkasına ciro yoluyla devredilebilir. Ciro işleminden sonra malların mülkiyeti devredilene geçer. Günümüzde konteynır taşımacılığı oldukça yaygınlaşmıştır. Konteynır taşımacılığında konteynır konşimentoları kullanılmaktadır. Konteynır konşimentosu deniz konşimentosunun (konteynır deniz yoluyla taşınıyorsa) özel bir şeklidir.

 Taşıma senetleri: Taşıma senetleri havayolu, demiryolu ve karayolu taşımacılığında kullanılır. Taşıma senetleri malların taşıyıcıya veya onun acentesine teslim edildiğini gösteren makbuzlardır. Konşimentonun aksine taşıma senetleri malların mülkiyetini temsil etmez, ticaret hukuku açısından kıymetli evrak değildir ve devredilemez. Dolayısıyla, taşıma senedi kimin adına düzenlenmişse (senedin üzerinde alıcı olarak kimin ismi varsa) malları sadece o teslim alabilir. 
 Havayolu taşımacılığında kullanılan taşıma senedine “havayolu taşıma senedi (hava konşimentosu)” ismi verilir. Havayolu taşıma senedinin önemli bir özelliği vardır. Bu senedin bir nüshası göndericiye verilir (ayrıca havayolu şirketi ve alıcıya da birer orijinal nüsha verilir). Gönderici kendisine ait nüshayı elinde tuttuğu müddetçe taşıma sözleşmesini değiştirme hakkına sahiptir. Bu riski gidermek için havayolu taşıma senedinin gönderici nüshasının bankalara verilmesi istenir. Bu nüsha bankaya verilmeden akreditifli ödemede banka ihracatçıya ödeme yapmaz. Vesaik mukabili ödemede de bu belgeyi almadan ithalatçı ödeme yapmamalıdır.
Demiryolu taşımacılığında kullanılan taşıma senedine “demiryolu hamule senedi” ismi verilir. 
Karayolu taşımacılığında kullanılan taşıma senedine “karayolu taşıma senedi” ismi verilir. Taşıma senedinin bir nüshası (ikinci nüsha) alıcıya teslim edilene kadar gönderen, havayolu taşıma senedinde olduğu gibi bazı düzenlemeler yapma hakkına sahiptir. Gönderen bu haktan, taşıma senedine bir madde koyarak vazgeçebilir veya birinci (gönderende kalan nüsha) nüsha alıcıda bulunursa gönderen yine bu hakkını kullanamaz. Ödemelerde bu hususlara dikkat edilmelidir.

 Nakliyeci makbuzları (FIATA belgeleri): Bu belgeler taşıma komisyoncuları tarafından düzenlenir. Komisyoncu malları taşıyan değil, fakat bir taşıma şirketine taşıtandır. Bu nedenle komisyoncular sevk belgelerini veremezler, nakliyeci makbuzlarını verirler.
  FCR (teslim alındı belgesi) belgesi komisyoncu tarafından malların teslim alındığını gösteren belgedir. Bu belge mallar teslim edildiğinde, malları kim teslim etmişse ona verilir. Malların teslimatı genellikle ihracatçı tarafından yapıldığından, bu belge de ihracatçıya verilir. Bu riski gidermek için belge banka adına düzenlenebilir. Varışta mallar gönderen nüshasının ibrazı ile acenteden teslim alınır. 
  FCT (nakliyeci taşıma belgesi) belgesi takım halinde ithalatçının emrine düzenlenir. Belgenin orijinalini ibraz edince ithalatçıya teslimat yapılır. İthalatçı, FCR’de olduğu gibi malları varış yerindeki acenteden teslim alır.
  FBL (FIATA kombine konşimentosu) belgesi deniz konşimentosu ile aynı niteliklere sahip kombine bir taşıma belgesidir. Malları teslim almak için bir orijinal nüshanın ibrazı gereklidir.

Sigorta Belgeleri:

 Sigorta poliçesi: Malların yükleme noktasından varış noktasına gelinceye kadar uğrayabileceği zarar ve ziyana karşı sigortalandığını gösteren, diğer sigorta işlemlerindeki (yangın, kasko, deprem vb.) fonksiyonlara sahip belgedir.

 Sigorta sertifikası: Bir defadan fazla yükleme söz konusu ise, kesin sigortadan önce bu belge hazırlanır. Kesin sigorta yerine geçmez. Ancak kesin sigortanın yapılabilmesi için malların yükleme tarihini ve niteliklerini bildiren bir belgedir.

 Flotan sigorta poliçesi : Geçici poliçedir. Taşıma aracı ve yükleme tarihi kesinleşmeden sigortanın yaptırılması gerektiğinde flotan poliçe hazırlanır. Bankalar akreditif açıldıktan sonra mutlaka flotan sigorta poliçesi isterler. Burada amaç sevkiyatla ilgili ayrıntılar netleşinceye kadar sigortalıyı teminatsız bırakmamaktır. Ayrıntılar netleşince kesin poliçe yapılır.

Resmi Belgeler:

 Menşe şahadetnamesi: Bir malın hangi ülkede üretildiğini gösteren belgedir. İhracatçının ülkesindeki yetkili bir makam tarafından onaylandığından resmi belge niteliğindedir. Özellikle gümrük vergileri ile ilgili işlemlerde malın hangi ülkede üretildiğinin ispatı olarak kullanılır. Ticaret ve sanayi odalarından alınabilir.

 Konsolosluk faturası: İhracatçının, ihracatçının ülkesindeki ithalatçının konsolosluğu tarafından verilen boş faturayı doldurularak ithalatçının konsolosluğuna onaylattırmasıdır.

 Dolaşım belgeleri: Bir malın hangi ülkeden ithal edildiğini belirlemek amacıyla düzenlenen ve menşe şahadetnamesi ile benzer niteliklere sahip, yetkili makamlarca onaylanmış resmi belgelerdir. Bu belgeleri düzenletecek ihracatçıların bağlı oldukları ticaret ve sanayi odasına başvurmaları gerekir.
  A.TR : Avrupa Birliği ülkeleri için tarım ürünleri ve Avrupa Kömür Çelik Topluluğu ürün listesi dışındaki ürünler için düzenlenir.
  EUR.1: Avrupa Birliği ülkeleri için tarım ürünleri ve Avrupa Kömür Çelik Topluluğu ürün listesindeki ürünler için, EFTA ülkeleri (İsviçre, Norveç, İzlanda ve Lihtenştayn) için tüm ürünlere yönelik, serbest ticaret anlaşması yapılan ülkeler için tüm ürünlere yönelik olarak düzenlenir.
  FOR.A: Kanada, Yeni Zelanda, ABD, Avustralya, Japonya, Rusya Federasyonu, Ukrayna ve Beyaz Rusya için düzenlenir.
  EURO-MED: PAMK ülkeleri için düzenlenir. Bu ülkeler AB ülkeleri, EFTA ülkeleri, Akdeniz ülkeleri (Filistin [Batı Şeria ve Gazze Şeridi], Cezayir, Fas, Tunus, İsrail, Lübnan, Mısır, Suriye, Ürdün) ve Faroe Adalarıdır.

 Tasdikli fatura: İhracatçının kendi düzenlediği faturasını, ihracatçının ülkesindeki ithalatçının konsolosluğuna onaylattırmasıdır.

 Sağlık ve veteriner sertifikaları: İhracata konu olan malların (özellikle gıda maddelerinin) sağlığa uygun olduğunu belirten yetkili sağlık mercilerince tasdik edilmiş resmi belgelerdir.

 Radyasyon belgesi: İhraç edilecek tarım ürünlerinin hiç radyasyon içermediğini veya radyasyon seviyesinin kabul edilen düzeyde olduğunu ispat eden yetkili makamlarca düzenlenip onaylanmış resmi bir belgedir.

Finansman Belgeleri:

           Poliçe: Poliçe, ihracatçı tarafından hazırlanan ve ithalatçının belirli bir miktarı poliçe görüldüğünde veya poliçede belirtilen vadede kendisine ödenmesini talep eden bir ödeme emridir. Poliçede üç taraf bulunur. Bunlardan ilki keşidecidir. Keşideci poliçeyi hazırlayandır. İhracat poliçelerinde keşideci ihracatçıdır. İkincisi lehtardır. Lehtar ödemeyi alacak taraftır. İhracat poliçelerinde lehtar da ihracatçıdır. Üçüncüsü muhataptır. Muhatap ödemeyi yapan taraftır. Muhatap ya banka ya da ithalatçı olabilir.

           Senet: Senet, ithalatçı tarafından hazırlanan ve belirli bir meblağın, belirli bir tarihte ihracatçıya ödeneceğini beyan eden belgedir.

           Ambar (antrepo) makbuzu: Malın depolanmak üzere antrepoya alındığını gösteren belgedir. Malın rehini karşılığında kredi kullanmak veya yeşil şartlı akreditiften yararlanmak isteyen ihracatçı banka adına ambar makbuzu düzenlemelidir.

Belge Örnekleri:

GUMRUK BEYANNAMESI: İhracatta gümrük mevzuatı uyarınca doldurularak ilgili ihracatçı birliği tarafından onaylanmasından sonra gümrük idaresine sunulan belgedir. Gümrük Birliği’ne girildikten sonra mevzuatın ve belgelerin uyumlaştırılması çerçevesinde “Tek Tip Gümrük Beyannamesi” kullanımı getirilmiştir.




ATR DOLAŞIM BELGESI:  AB ile Türkiye arasındaki ticarette A.TR.1 ve A.TR.3 olarak kullanılan dolaşım belgeleri, Gümrük Birliği Anlaşması imzalandıktan sonra sadece A.TR olarak kullanılmaya başlanmıştır. Avrupa Birliği'ne yapılan ihracatta, Katma Protokol gereğince malların gümrük muafiyetinden yararlanabilmesi için "A.TR Dolaşım Belgesi"nin ihracatçı ülke yetkilileri tarafından düzenlenerek gümrük idarelerince vize edilmesi gerekmektedir



EUR.1 DOLASIM BELGESI: Türkiye'nin Avrupa Birliği ile demir çelik ürünlerinde (AKÇT ürünleri) parafe ettiği serbest ticaret anlaşması kapsamı ürünlerin ve tarım ürünlerinin ihracatında EUR1 Dolaşım Sertifikası'nın düzenlenmesi gerekmektedir. Bir başka ifade ile, EUR1 Belgesi, serbest ticaret anlaşmaları kapsamında taraf ülkeler menşeli ürünlerin tavizlerden yararlanmalarını sağlayan bir belgedir.